Moyens mis à disposition

Vos responsables vous laissent une certaine liberté concernant l'usage des moyens informatiques de l'entreprise ou de l'association dont vous faites partie, la pratique est courante. Quoi qu'il en soit, n'oubliez jamais que l'ordinateur, l'adresse mail, les licenses des logiciels et les autres moyens ne vous appartiennent pas. L'usage des moyens professionnels pour des besoins personnels doit toujours se faire en respectant plusieurs règles et pratiques.

Le première régle est de respecter les règles et chartes définies par l'organisation.

Ensuite, quelles que soient les exigences de l'organisme pour lequel vous travaillez, nous vous vous invitons à tenir compte des quelques conseils indiqués ci dessous.

 

L'ordinateur

Avant toute chose, assurez vous qu'un anti virus est fonctionnel et tenu à jour sur l'ordinateur. Dans le cas contraire, il ne semble pas opportun de profiter de l'ordinateur pour un usage autre que celui strictement demandé par l'organisme. 

- N'enregistrez aucune donnée sensible ni aucun mot de passe personnel sur l'ordinateur
- Si vous enregistrez des fichiers personnels sur un ordinateur qui vous a été mis à disposition (donc qui ne vous appartient pas), assurez vous que ceux-ci restent toujours localisables. Nous conseillons de créer un dossier PERSONNEL ou PRIVE situé lui même dans un dossier de votre profil utilisateur (bureau ou mes documents). L'espace utilisé pour vos données personnels peut ainsi rester sous contrôle. Vous devez également pouvoir vous assurer des points suivants :
        + ne pas utiliser une volumétrie critique par rapport à la capacité du disque dur
        + ne pas laisser sauvegarder vos données sur un serveur (certaines entreprises peuvent sauvegarder le contenu des postes de travail) 
- N'installez pas de logiciels sans l'autorisation de la société et sans licence légalement acquise
- Signalez au service informatique tout dysfonctionnement ou comportement inhabituel de l'ordinateur ou des logiciels
- Limitez l'usage de médias externes (USB) et effectuez régulièrement des scans anti virus de ceux que vous utilisez avec des ordinateurs différents

 

 

La messagerie

- N'utilisez pas une adresse email générique de l'entreprise (nom d'équipe, de service...)  pour des échanges autres que ceux prévus. L'adresse mail en question fait référence à l'entreprise et non à vous.
- N'utilisez pas l'adresse mail qui vous a été fournie pour vous inscrire à titre privé sur des forum ou d'autres sites internet
- Précisez la mention PERSONNEL ou PRIVE dans l'objet des mails à caratère privé envoyés avec l'adresse mail qui vous a été attribuée, demandez en retour que cette mention soit bien indiquée sur les mail que l'on vous envoie.
- Adaptez la signature en bas des messages, selon votre correspondance et les destinataires.
- Triez le courrier dans des dossiers différents. Si vous utilisez des fichiers d'archives, séparez les email privés des email professionnels et protégez votre fichier personnel par mot de passe
- N'ajoutez pas vos contacts personnels dans un carnet d'adresse professionnel, et vis versa
- Ne faites pas d'envoi massif à caractère privé, que ce soit en nombre de messages ou de destinataires
- Refusez d'utiliser une adresse mail personnelle ou qui ne fait référence qu'à vous pour une activité professionnelle ou associative

Internet

- Utilisez internet avec mesure, évitez l'accès aux réseaux sociaux et messageries instantanées avec un ordinateur professionnel.
- N'accédez pas à des sites qui peuvent être identifiés comme pouvant mettre en cause la réputation ou les interêts de l'organisme.
- Pour un usage personnel, évitez d'accédez à des sites à  qui nécessitent l'installation de plugins ou autres composants

Autres

- N'enregistrez jamais de données personnelles sur des espaces de stockage réseau de l'entreprise ou sur un ordinateur qui ne vous a pas été affecté.
- N'utilisez pas les licences logiciels de l'entreprise sur un ordinateur pour lequel le logiciel n'a pas été acheté
- Evitez l'accès aux données d'entreprise (fichiers enregistrés sur clé USB, sharepoint, webmail, site web authentifié...) depuis un ordinateur non identifié par l'organisme.

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