Vos responsables vous laissent une certaine liberté concernant l'usage des moyens informatiques de l'entreprise ou de l'association dont vous faites partie, la pratique est courante. Quoi qu'il en soit, n'oubliez jamais que l'ordinateur, l'adresse mail, les licenses des logiciels et autre outils... ne vous appartiennent pas. L'usage des moyens professionnels pour des besoins personnels doit toujours se faire en respectant plusieurs règles et pratiques.

Tout d'abord, il s'agit de respecter les règles et chartes définies par l'organisation.

Ensuite, quels que soient les exigences de l'organisme pour lequel vous travaillez, nous vous vous invitons à tenir compte de quelques conseils indiqués ci dessous.

 

 

L'ordinateur

Avant toute chose, assurez vous qu'un anti virus est fonctionnel et tenu à jour sur l'ordinateur. Dans le cas contraire, il ne semble pas opportun de profiter de l'ordinateur pour un usage autre que celui strictement demandé par l'organisme. 

- Si vous enregistrez des fichiers personnel sur un ordinateur qui vous a été mis à disposition et qui ne vous appartient pas, assurez vous que ceux-ci restent toujours localisables. Ceux-ci devraient se trouver dans un dossier PERSONNEL ou PRIVE situé dans un dossier de votre profil utilisateur (dans bureau ou mes documents), cet espace ne deoit pas occuper une volumétrie critique par rapport à la capacité du disque dur. Le cas échéant, assurez vous que vos fichiers ne sont pas sauvegardé sur un serveur.
- N'enregistrez aucune donnée sensible ni aucun mot de passe personnel sur l'ordinateur
- N'installez pas de logiciels sans l'autorisation de la société et sans licence légalement acquise
- Signalez au service informatique tout dysfonctionnement ou comportement inhabituel de l'ordinateur ou des logiciels
- Limitez l'usage de médias externes (USB) et effectuez des scan anti virus de ceux-ci

 

La messagerie

- N'utilisez pas une adresse email générique de l'entreprise (nom d'équipe, de service...)  pour des échanges autres que ceux prévus. L'adresse mail en question fait référence à l'entreprise et non à vous ou à une quelconque personne physique.
- N'utilisez pas l'adresse mail qui vous a été fournie pour vous inscrire à titre privé sur des forum ou autres sites, .
- Précisez la mention PERSONNEL ou PRIVE dans l'objet des mails à caratère privé envoyés avec l'adresse mail qui vous a été attribuée, demandez en retour que cette mention soit bien indiquée sur les mail que l'on vous envoie.
- Adaptez la signature en bas des messages, selon votre correspondance et les destinataires.
- Triez le courrier dans des dossiers différents. Si vous utilisez des fichiers d'archives, séparez les email privés des email professionnels et protégez votre fichier personnel par mot de passe
- N'ajoutez pas vos contacts personnels dans un carnet d'adresse professionnel, et vis versa.
- Ne faites pas d'envoi massif à caractère privé en nombre de messages ou de destinataires.
- Refusez d'utiliser une adresse mail personnel pour votre activité professionnelle.

Internet

- Utilisez internet avec mesure, évitez l'accès aux réseaux sociaux et messageries instantanées avec un ordinateur professionnel.
- N'accédez pas à des sites qui peuvent être identifiés comme pouvant mettre en cause la réputation ou les interêts de l'organisme.

Autres

- N'enregistrez jamais de données personnelles sur des espaces de stockage réseau de l'entreprise ou sur un ordinateur qui ne vous a pas été affecté.
- N'utilisez pas les licences logiciels de l'entreprise sur un ordinateur pour lequel le logiciel n'a pas été acheté
- Evitez l'accès aux données d'entreprise (fichiers enregistrés sur clé USB, sharepoint, webmail, site web authentifié...) depuis un ordinateur non identifié par l'organisme.

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